Exemple de controle interne

David Ingram a écrit pour plusieurs publications depuis 2009, y compris „The Houston Chronicle“ et en ligne à Business. Les contrôles internes sont les politiques que vous mettez en place pour maintenir les rapports financiers de votre entreprise exacts. La surveillance des performances peut également être un moyen de détecter les erreurs. Le fait d`avoir un examen par un tiers des achats, des dossiers financiers, des feuilles de temps, des remboursements de dépenses et d`autres activités commerciales peut aider à repérer et à réduire les erreurs et les fraudes. Si vous faites fonctionner un système d`régisseurs d`avances, mettre des encaissements dans l`étain de caisse va confondre le système. Il ne suffit pas de définir des règles pour les contrôles internes. Les audits externes amènent un entrepreneur ou une firme externe à réviser le travail de votre personnel. Les dirigeants reconnus coupables de ne pas gérer correctement la structure de contrôle interne de leurs entreprises peuvent faire face à des amendes et même des peines de prison maintenant. Si un écart est constaté, il convient de noter dans le livre de petite caisse que soit une «perte de compte de trésorerie» ou un «gain de compte de trésorerie» et attribué à une catégorie appropriée.

Assurez-vous d`avoir une carte de signature à votre banque avec les signatures de Signers autorisés. Il n`est pas exhaustif, mais devrait vous donner un point de départ si vous souhaitez introduire des contrôles dans ces domaines. Les tâches de préparation et de distribution de la paie et les vérifications d`approbation, d`écriture et de signature doivent également être effectuées par des personnes différentes. Toute organisation qui possède des véhicules devrait avoir une politique de véhicule. La normalisation des documents utilisés pour les transactions financières, telles que les factures, les demandes de documents internes, les reçus de stock et les rapports de frais de voyage, peut aider à maintenir la cohérence dans la tenue des registres au fil du temps. En tant que propriétaire d`une petite entreprise, Ingram confronte régulièrement les enjeux modernes en matière de gestion, de marketing, de finance et de droit des affaires. Même ainsi, il est encore possible pour les erreurs d`apporter un système de double entrée hors de l`équilibre à un moment donné. Le PDG et le CFO doivent également certifier qu`ils ont inspecté les contrôles financiers internes de la société. D`autres contrôles se concentrent sur la capture d`erreurs, par exemple, en comparant deux ensembles indépendants d`enregistrements pour un ensemble de transactions.

La direction est chargée de communiquer les attentes et les devoirs du personnel dans le cadre d`un environnement de contrôle. De nombreuses entreprises enregistrent tous leurs paiements et reçus dans un grand livre, qui est un enregistrement des transactions financières de la société. Les feuilles de calcul de la paie sont célèbres pour contenir des erreurs (en particulier les calculs fiscaux) et même la fraude sous la forme de «employés fantômes». Par exemple, si une personne exécute la caisse enregistreuse pour un changement, vous voulez au moins une autre personne qui vérifie le till jusqu`à la fin. Le Conseil d`administration délègue l`autorité par l`intermédiaire du chef de l`exécutif pour la gestion quotidienne de l`organisation. Idéalement, les reçus doivent être imprimés et pré-numérotés, et estampillés et signés par la personne qui délivre le reçu. Si le flux de trésorerie pour le trimestre est loin de ce que vous aviez budgétisé, la raison pourrait être des dépenses imprévues ou des revenus. Les deux types de contrôles sont essentiels à un système de contrôle interne efficace. Examinons quelques exemples. Chaque actif doit recevoir un numéro de référence unique à des fins d`identification.

L`utilisation de formats de document standard peut faciliter l`examen des enregistrements antérieurs lors de la recherche de la source d`une divergence dans le système. Exiger des gestionnaires spécifiques qu`ils autorisent certains types de transactions peut ajouter une couche de responsabilité aux registres comptables en prouvant que les transactions ont été vues, analysées et approuvées par les autorités compétentes.

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